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武汉交通职业学院印章使用管理规定
2009-05-13 00:00   审核人:

武交院发[2009]48号


为加强和规范学院各类印章管理,维护印章的严肃性,确保印章的安全使用,根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》(国发〔1999〕25号)精神,结合学院实际,制定本规定。
一、印章管理范围
1、本规定所指印章包括学院印章(含学院钢印)、院领导公务私章、签名章、部门印章、学院专用印章(如财务专用章、合同专用章)等。
2、学院办公室是学院各类印章的管理部门;院内各部门是本部门印章的管理部门。
二、印章刻制和启用
3、本规定所指印章统一由学院办公室根据国家规定审核,报主要院领导批准后制发。
4、对字迹已经模糊或缺损的印章,部门应及时向学院办公室提出申请,并出示原有磨损印章,经学院办公室审批后,由学院办公室统一刻制,压印登记后并发启用通知,原有印章由学院办公室收回封存后送档案室。任何部门和个人不得擅自刻制印章。
5、部门更名、撤销须及时将印章送交学院办公室封存并送档案室。
三、印章使用责任
6、教学部门行政用印责任人为部门行政正职,党务用印责任人为部门党总支书记,团委用印责任人为部门团总支书记;非教学部门行政用印责任人为部门正职,党务用印责任人为各个党支部书记。各个责任人应承担用印后的相应责任。
四、印章使用范围
7、学院印章主要用于以学院名义上报、平送、下发的有关材料,包括文件、通告、公函、介绍信、职称申报表、工资申报表、录取通知书等。
8、部门印章不得用于对外签订协议与合同,对外签订协议与合同须用学院合同专用章。如有违者,学院将追究当事人及部门主要负责人责任。
9、学院专用印章是学院及有关部门履行某一专项业务而使用的印章,该印章只代表印章上刊明的使用范围。使用带存根的学校介绍信,应在两处压印,一处在连接线上,一处在落款处。不允许开具空白介绍信。
10、学院钢印限于工作证、学生证、毕业证书、职称资格证书等证件照片压印,不能作为文件、介绍信及其它凭证的有效标志,不能独立使用。
11、院领导公务私章、签字章属于学院的公务章,代表学院领导人的身份,是行使职务的标志,用印前须向院领导本人报告并征得同意后方可用印。
五、印章使用程序
12、以学院名义发出的公文、公函,经职能部门负责人签名,主要院领导签发后,方能使用院党委印章或学院印章。
13、办理党员《入党志愿书》审批手续,须在党委批准后,加盖院党委印章。
14、涉及学院全局性工作和报送上级机关文件,由院党委书记签批后,方能使用院党委印章。
15、凡学院颁发的各种证书、证件(包括毕业证、新生录取通知书、工作证、学生证等)用印,经承办部门造册、编号,部门负责人审核,分管院领导同意,报院长批准后方可使用学院钢印和印章。
16、以学院名义对外签订协议、合同用印时,经学校法律顾问会审,由院长签字后方可使用合同专用章,用印后部门将协议送院档案室保存。
17、学院统计报表、工资报表、财务报表等,须经相关职能部门负责人审核,院长复审后方可使用院印。
18、部门用印须经部门主要负责人审定后方可用印。
六、印章保管
19、各部门应指定专人(监印人)负责管理印章,平时印章随用随锁,下班后及节假日必须妥善保管,确保印章存放和使用安全。印章若遗失须立即向部门领导、学院办公室及保卫处报告,并声明该印章作废。
20、使用各类印章都必须办理使用登记手续。登记的项目包括:用印日期、发往单位、文件标题、印章类别、用印数、用印部门、经办人、审批人、承办人等(见附表)。
21、加盖印章要规范,加盖印章的位置必须与正文同处一面,但不得压正文,落款处加盖的印章应“骑年压月”。
22、印章不得外借,如有特殊情况需出校用印,需经部门负责人签字后方可,并派人监印。监印人不得擅自用印,违者后果自负。
七、本规定由学院办公室负责解释。
八、本规定自印发之日起生效。
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